מודל ארבעת החדרים לקליטה מוצלחת בארגון: Onboarding never stops

כותבת ובעלת הזכויות על המודל: ענבר גת-שחם

המודל פותח לאחר שנים של ניסיון בארגונים שונים ופיתוח מגוון של פתרונות בנושא.

ב- IGS פיתחנו כלי onboarding ייחודי הנסמך על המודל המוצג.

מחקרים מראים שאחוז גבוה מהעובדים יישארו במקום העבודה אם יחוו תהליך קליטה מוצלח בששת החודשים הראשונים לעבודתם. לקליטה נכונה של עובדים חדשים ישנה השפעה קריטית על רמת המוטיבציה לביצוע העבודה לאורך זמן ועל משך הישארותם בחברה. 

חשוב לזכור כי העובדים:

• רוצים להבין את המטרה שבמשימות שלהם

• שואלים את עצמם מדוע הם פה - במה העבודה הזו תורמת להם עכשיו או לקריירה העתידית שלהם, או להתפתחותם האישית

• מעוניינים להבין במה התפקיד שלהם תורם לארגון, לעצמם או לחברה

במאמר זה אזמין אתכם להכיר את "מודל ארבעת החדרים", ולחוות את התחושות והחוויות שממלאים את העובדים החדשים. עובד חדש שיעבור בארבעת חדרי הכניסה לארגון - חדר הימים הראשונים, חדר היחס האישי, חדר הנחיתה הרכה, חדר הידע והמידע - יבטיח, בצורה טובה יותר, את הישארותו בארגון לאורך זמן.

וכך נוכל לדלג על חדר הבריחה...

רגע לפני שנתחיל במסע, בואו ניזכר בטעויות נפוצות בתהליכי קליטה:

• האחריות לקליטה נמצאת אצל המנהל בלבד יש למצוא את שביל הביניים בו המנהל יהיה מעורב מאוד ואחראי לקליטה מוצלחת של העובד שלו, אבל האחריות נמצאת גם במשאבי אנוש. המנהל מבצע, ביחד עם בעלי תפקידים שהוגדרו מראש, מבקר ובודק. האחריות לניהול התהליך ולתכנונו מבחינה ארגונית היא של משאבי אנוש

• העובד מקבל את כל הידע במפגש אחד  "One & Done” בימים הראשונים העובד החדש מרוגש מאוד ומוצף במידע. הוא לא מצליח להכיל את כל מה שמקנים לו. נוסיף לזה את העקרון המתודולוגי כי הקניית ידע אפקטיבית תתבצע בסמוך לביצוע וביחידות קטנות. על כן עלינו ליצור תהליך קליטה מתמשך ומתעצם ומתפתח וצומח.

• תהליך הקליטה כללי ואינו מותאם לכל עובד אנו יודעים שלעובדים שונים צרכים שונים

• תהליך הקליטה מתבצע בכיתה בלבד כיוון שהעבודה אינה מתבצעת בכתה בלבד, גם תהליך הקליטה צריך להתבצע (גם) בשטח

• חסרה אבחנה בין must know ל- nice to know וכל המוסיף גורע

התועלות של תהליך קליטה מוצלח

בטווח הקצר, העברת המסר לעובד שחיכו לו, שהוא רצוי ונעשה הכל על מנת שיהיה חלק אינטגראלי מהארגון. תחושה זו תייצר אצלו הזדהות עם הארגון ובהתאם מוטיבציה לטווח ארוך. כל זאת יחד עם:

• העלאת תחושת המסוגלות להצלחה

• מיצוב ומיתוג הארגון כמקום שטוב לעבוד בו

• יצירת רשת חברתית נעימה ומועילה למשימות בעבודה

• שימור העובד החדש לאורך זמן בארגון

• צמצום משך הזמן לעמידה ביעדים

הכרות מהירה של הסביבה והתרבות הארגונית, תחושת המסוגלות והמוטיבציה, יחד עם קבלת הידע והכלים המתאימים - תאפשר לעובד החדש לתת תפוקות די מהר ולהגיע לעמידה ביעדים תוך פרק זמן קצר באופן יחסי.

ארבעת החדרים

כעת נזמין אתכם לעבור ביחד איתנו בארבעת חדרי הכניסה לארגון ולחוות את התחושות והחוויות שממלאים אותם: חדר הימים הראשונים, חדר היחס האישי, חדר הנחיתה הרכה, חדר הידע והמידע.

1 - חדר הימים הראשונים: הכרת התרבות

המהות שלו: לוו את העובד בימים הראשונים על מנת שלא ירגיש עזוב ובודד.

תהליך הקליטה של העובד החדש מתחיל לפני שהוא מגיע לעבודה וכולל גם תכנון לוגיסטי, ארגון סביבת העבודה שלו, הכנת ערכת קליטה ועוד. הכרות בין העובד החדש ובין מקום העבודה והעובדים האחרים תשבור עבורו את הקרח ותקל עליו. מעבר לסיבוב ההכרות הרשמי והמתבקש, העובד החדש ישמח לגלות כמה דברים שאינם נכללים בתיק החפיפה שלו. 

2 - חדר היחס האישי: הליווי הצמוד-המתמשך

המהות שלו: לעולם לא יצעד לבד.

ראשית, הגדירו לו מראש חונך. חשוב כי יוקנו לו המיומנויות המתאימות, יהיה סבלני, אמפאתי, קשוב ולא פחות חשוב – יודע את העבודה היטב ברמה בה יוכל להסביר אותה על בוריה. הגדירו חונכים נוספים, מקצועיים, בהתאם לתכנית הקליטה שתוכן לו. הקשר עם המנהל הישיר הינו קריטי ועל המנהל המגייס לוודא שהוא משריין מספיק זמן לליווי ותאום ציפיות עם העובד החדש בימים הראשונים.

3 - חדר הנחיתה הרכה: הכרת הסביבה הארגונית

המהות שלו: העובד מתחיל במסע שמטרתו ללמוד את עבודתו.

תחילה יכיר את הארגון ואת סביבת העבודה המקצועית שלו. חשוב שהמסע שלו יהיה מובנה באמצעות ערכת קליטה, במערכת מנהלת. מתן מידע מבסס ביטחון ותחושת שליטה, כמו גם עושה סדר.

4 - חדר הידע והמידע: קליטה מקצועית

המהות שלו: העובד לומד את תחומי אחריותו בתפקיד ואת משימותיו המקצועיות.

הוא רוכש מיומנויות "רכות" (למשל: מיומנויות הצגה, מיומנויות תקשורת, ניהול ישיבות, פתרון בעיות). הוא מכיר את אנשי מפתח הנוגעים לתחומי עבודתו. בתוך מסע העובד יוקדש פרק משמעותי לתוכנית הדרכה ברורה ומפורטת ולפגישות מובנות.

כפי שניתן לראות לכל אחד מארבעת החדרים מאפיינים משל עצמו, אך בין החדרים קיימת דלת מקשרת והמעבר ביניהם תמידי ורציף. יתר על כן, לתהליך קליטה יש נקודת התחלה אך אין לו נקודת סיום. בכדי להעצים את שיפור הביצועים יש לעשות אינטגרציה מתמדת בין שלב הקליטה לבין תהליך הלמידה המתמשך.

מדידת האפקטיביות – גם זה פרואקטיבי

וכרגיל אצלינו ב IGS, לא ניתן לסיים תהליך ללא כמה מילים על מדידת אפקטיביות.

ניתן לבנות תוכנית קליטה מצוינת ולעבוד לפי השלבים שמופיעים מעלה, אך אל לכם לשכוח לבצע מעקב אחר הביצוע ולבחון בכל שלב איזו תמיכה נדרשת. יש להגדיר ולעקוב אחר מדדים כגון אחוז עזיבה בחודשים הראשונים, שביעות הרצון של עובדים חדשים מתהליך הקליטה ועוד.

חשוב לתת משוב בהקשר של כל אחד מהחדרים ולקבל משוב מהעובד על התהליך, על זרזים ועל חסמים.